Chez KARL HUGO, nous nous engageons à adopter un comportement responsable et durable à chaque étape de notre chaîne de valeur. Pour nous, la durabilité n’est pas un objectif isolé, mais un processus collectif : seule une collaboration étroite avec l’ensemble de nos partenaires – et en particulier nos fournisseurs – nous permettra d’atteindre nos ambitions.

Nos relations reposent sur des valeurs essentielles : transparence, confiance, respect et communication ouverte. Elles guident notre manière d’agir au quotidien et constituent le socle de relations commerciales durables, justes et tournées vers l’avenir.

Ce Code de conduite fournisseurs a pour vocation de présenter clairement nos attentes en matière de responsabilité et de coopération. Nous nous réjouissons à l’idée de poursuivre une collaboration constructive et fondée sur la confiance avec votre entreprise.

OBJET DU DOCUMENT

L’objectif de ce Code de conduite est de définir de manière explicite les exigences fondamentales que KARL HUGO attend de l’ensemble de ses fournisseurs, notamment en matière d’éthique, de respect des droits humains, de conditions de travail, de protection de l’environnement, de durabilité et de responsabilité au sein de la chaîne d’approvisionnement. Ce Code constitue un cadre de référence obligatoire, destiné à établir une base commune pour un comportement responsable en affaires.

CHAMP D’APPLICATION

Ce Code de conduite s’applique à tous les fournisseurs et prestataires qui fournissent des biens ou services à KARL HUGO, quel que soit le type ou l’ampleur de la relation commerciale. Il couvre aussi bien la fourniture de matériaux et composants que la prestation de services.

Les exigences décrites s’étendent également aux sociétés mères, filiales, employés et représentants autorisés des fournisseurs.

KARL HUGO attend également de ses fournisseurs qu’ils transmettent les principes de ce Code à leurs propres partenaires commerciaux afin d’assurer le respect de ces standards tout au long de la chaîne d’approvisionnement.


1. COMPORTEMENT ÉTHIQUE

Respect des lois

KARL HUGO exige de ses fournisseurs qu’ils respectent scrupuleusement l’ensemble des lois, réglementations et obligations administratives en vigueur – au niveau national comme international. Cela inclut notamment :

• le respect des droits humains et des normes du travail, ainsi que des pratiques commerciales éthiques et conformes,
• l’observation des embargos, sanctions et restrictions commerciales édictés par l’ONU, l’UE, les autorités nationales ou d’autres organisations supranationales,
• le respect des engagements contractuels pris envers KARL HUGO,
• la détention de toutes les autorisations, licences, enregistrements, certifications et inspections requises.

Le respect de ces obligations est une condition indispensable pour maintenir une relation de confiance durable avec notre entreprise.

Intégrité – Lutte contre la corruption

KARL HUGO applique une politique de tolérance zéro envers toute forme de corruption ou de pratique illicite. Les fournisseurs doivent s’y conformer strictement et éviter toute action pouvant être assimilée – directement ou indirectement – à de la corruption.

Il est interdit d’offrir, solliciter ou accepter des cadeaux, paiements, avantages ou faveurs susceptibles d’influencer indûment une décision commerciale, ou de donner cette impression.

Sont toutefois admis :

• des invitations ou attentions raisonnables,
• offertes ponctuellement,
• sans attente de contrepartie,
• et ne pouvant être perçues comme des tentatives d’influence.

Tout conflit d’intérêts réel ou potentiel doit être immédiatement déclaré et traité en toute transparence.

Concurrence loyale

Les fournisseurs doivent respecter strictement les lois relatives à la concurrence, aux ententes et aux pratiques commerciales équitables. Ils s’engagent à maintenir un comportement transparent, intègre et conforme.

Sont notamment prohibées :

• les ententes sur les prix,
• la répartition de marchés ou de clients,
• les limitations concertées de production ou de livraison,
• ainsi que toute autre pratique anticoncurrentielle.

 Confidentialité et protection des données

Les fournisseurs doivent protéger les informations confidentielles et les données personnelles auxquelles ils ont accès dans le cadre de la relation commerciale. Ces données ne doivent être consultées que par les personnes habilitées à les utiliser.

Ils s’engagent à :

• respecter la réglementation applicable en matière de protection des données,
• mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires à leur sécurité,
• préserver la confidentialité de toutes les informations non publiques de KARL HUGO, y compris après la fin de la relation contractuelle.

KARL HUGO rejette toute forme de travail forcé ou de conditions de travail contraires à la dignité humaine. Les fournisseurs doivent garantir que tout emploi est basé sur le volontariat, sans menace ni contrainte.

Les travailleurs doivent pouvoir quitter leur emploi librement, dans le respect des règles légales ou contractuelles de préavis.

Interdiction du travail des enfants

Le recours au travail des enfants est strictement prohibé.
Les fournisseurs doivent respecter les conventions de l’OIT, notamment l’âge minimum de 15 ans, ou plus si la législation locale impose un âge supérieur.

Les jeunes travailleurs ne peuvent être employés que si leur sécurité, leur santé et leur éducation ne sont pas compromises.

Rémunération équitable

Les fournisseurs doivent verser des salaires équitables, transparents et conformes à la législation ou aux normes sectorielles – le montant le plus élevé prévalant.

Les heures supplémentaires doivent être rémunérées séparément, au minimum au taux horaire normal.

Temps de travail

Les fournisseurs doivent respecter les limites légales en matière de durée du travail et garantir des périodes de repos suffisantes, ainsi que des jours de congé réguliers.

Liberté d’association

Les travailleurs doivent pouvoir se réunir ou s'organiser librement, sans risque de discrimination ou de représailles.

Égalité de traitement

Toute discrimination fondée sur des caractéristiques personnelles est interdite, sauf exigences professionnelles dûment justifiées.
Les fournisseurs doivent garantir un environnement de travail respectueux, sans harcèlement ni intimidation.

Santé et sécurité

Les fournisseurs doivent assurer un lieu de travail sûr, mettre en place des systèmes de prévention des risques, former régulièrement les employés, et garantir l’accès à l’eau potable, aux installations sanitaires et à des équipements de premiers secours.

Gestion des matériaux issus de zones de conflit

Les fournisseurs doivent mesurer, contrôler et réduire leurs émissions (gaz à effet de serre, polluants atmosphériques, bruit, etc.).

Gestion des déchets et substances dangereuses

Un système structuré doit permettre de limiter, traiter et recycler les déchets.
Les substances dangereuses doivent être stockées, utilisées et éliminées de manière à éviter tout risque pour la santé ou l’environnement.

Utilisation responsable des ressources

Les processus doivent être optimisés pour réduire la consommation d’eau, d’énergie et de matières premières, notamment via :

• l’amélioration des procédés,
• l’usage de matériaux alternatifs,
• des pratiques d’économie circulaire.

Consommation et efficacité énergétique

Les fournisseurs doivent suivre et documenter leur consommation énergétique, et mettre en œuvre des solutions économiquement viables pour améliorer l’efficacité énergétique.