Kontinuierliche Verbesserung ist ein wichtiger Bestandteil eines funktionierenden Managements. Doch was auf dem Papier schnell nach Normen, Kennzahlen und Prozessbeschreibungen klingt, bedeutet für uns vor allem eines: miteinander sprechen, Herausforderungen offen benennen und gemeinsam Lösungen finden.
Unser Anspruch ist es, in dem, was wir tun, immer besser zu werden. Dazu gehört auch, dass wir Prozesse hinterfragen, die bereits gut funktionieren. Genau dafür kommen bei KARL HUGO zweimal im Jahr unsere Prozesseigner und die Geschäftsführung zusammen. Einen ganzen Tag lang betrachten wir unsere Abläufe: Was funktioniert gut? Wo gibt es Schwierigkeiten? Und was können wir gemeinsam noch besser machen?Ein Tisch, viele Perspektiven
Insgesamt elf Personen nehmen an unserer Prozesseignerversammlung teil. Dabei sitzen Geschäftsführung und Prozesseigner aus Verwaltung, Verkauf, Planung, Entwicklung, Fertigung, Qualitätssicherung, Umweltmanagement, Arbeitssicherheit, Personal, Finanzen, Einkauf und IT gemeinsam an einem Tisch – und vor allem auf Augenhöhe.Jeder Bereich bringt dabei seine eigenen Erfahrungen, Herausforderungen und Sichtweisen mit ein. Denn ein Problem betrifft selten nur einen Bereich. Eine Herausforderung in der Fertigung kann gleichzeitig Auswirkungen auf die Planung, das Personal oder die Qualität haben. Genau hier setzen wir auf kollektive Intelligenz: Wenn unterschiedliche Erfahrungen, Kompetenzen und Blickwinkel zusammenkommen, entstehen Lösungsansätze, auf die ein Einzelner oder ein einzelner Bereich vielleicht nicht gekommen wäre.
Deshalb gilt bei uns bewusst nicht: „Das ist Sache der anderen Abteilung.“ Wir betrachten unsere Prozesse gemeinsam.
Zweimal im Jahr Bilanz ziehen
Die Prozesseignerversammlung findet jeweils Ende Februar beziehungsweise Anfang März und Ende August beziehungsweise Anfang September statt.Zu Beginn des Jahres blicken wir auf das abgeschlossene Geschäftsjahr zurück, werten Prozessberichte und Kennzahlen aus und betrachten Chancen und Risiken. Im Management Review werden zudem die Ziele für das neue Jahr festgelegt.
Etwa ein halbes Jahr später folgt die Zwischenbilanz: Wo stehen wir? Welche neuen Herausforderungen sind entstanden? Wo müssen wir gegebenenfalls frühzeitig gegensteuern?
Dabei werden auch ganz konkrete Risiken sichtbar. Wenn beispielsweise wichtiges Fachwissen stark an einen Mitarbeiter gebunden ist, der sich dem Ruhestand nähert, stellt sich frühzeitig die Frage: Wie sichern wir dieses Know-how und organisieren den Wissenstransfer?
Vom Problem zur konkreten Maßnahme
Dass aus diesem Austausch praktische Veränderungen entstehen, zeigt sich besonders deutlich beim Thema Weiterbildung.Während einer vergangenen Prozesseignerversammlung stellten wir fest, dass in mehreren Bereichen Schulungsbedarf bestand. Über einen längeren Zeitraum hatten weniger Schulungen stattgefunden, gleichzeitig waren neue Kolleginnen und Kollegen hinzugekommen.
Aus einzelnen Beobachtungen wurde im gemeinsamen Austausch ein bereichsübergreifendes Thema, aus dem schließlich eine konkrete Maßnahme hervorging: Wir organisierten einen Schulungsnachmittag, an dem gezielt die zuvor identifizierten Wissenslücken aufgegriffen wurden.
Problem erkannt, gemeinsam diskutiert, konkrete Maßnahme umgesetzt. Genau das macht die Prozesseignerversammlung für uns aus.
„Gut“ ist für uns kein Endpunkt
Exzellenz entsteht nicht dadurch, dass Prozesse einmal richtig definiert werden. Sie entsteht, wenn wir bereit sind, genau hinzuschauen, voneinander zu lernen und Bestehendes immer wieder zu hinterfragen.Nicht jedes Thema führt dabei direkt zu einer neuen Maßnahme. Manche Fragen lassen sich bereits im Gespräch klären, andere werden weiter beobachtet. Wo Handlungsbedarf besteht, leiten wir Verbesserungen ein und verfolgen sie konsequent weiter.
So verstehen wir kontinuierliche Verbesserung bei KARL HUGO: nicht als abstrakten Begriff aus dem Management, sondern als Teil unseres eigenen Anspruchs an unsere Arbeit.
